Office 365, a arma secreta da Microsoft

Comunica com os seus colaboradores através de vários chats, nomeadamente Whatsapp, Facebook e/ou Hangout?

Tem ainda vários emails trocados, documentos divididos entre os discos de cada computador, e alguns em servidor?

Então integra a sua PME na maioritária parte de empresas em busca de uma solução de organização.

Cada vez mais, dada também a facilidade com que se gera mais conteúdo, é perdido mais tempo à procura de uma informação interna, ou o estado de um processo de trabalho, que por algumas vezes, nem sequer encontra.

A tentar resolver o meu próprio problema, cheguei à conclusão de que Microsoft tinha criado uma ferramenta incrível para as PME e não só.

As potencialidades da solução que considero ser a arma secreta da Microsoft, o Microsoft Office 365, vai muito além dos 6 softwares base (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Skype e Onedrive), e mesmo quem já conhece a solução, não costuma estar a par de todas as funções cumpridas.

Na ótica do colaborador:

Além dos softwares acima mencionados poderão contar principalmente com mais um software de criação de notas (OneNote) e um software de lembretes de forma adaptada.

Se já utiliza o Evernote, vai estar familiarizado com as features, mas integrado no mundo 365. Traz a vantagem clara de poder transformar as suas notas em emails e vice-versa.

O outro software a descobrir é o ToDo, onde poderá colocar todas as suas tarefas a realizar durante o dia, semana ou mês. Assim como o OneNote, o ToDo também sincroniza com o email, transformando um email em tarefa e vice-versa.

Já a nível de estrutura da empresa, irei enunciar na minha ótica os principais softwares e vantagens:

  • Com o Onedrive, os documentos irão estar em ambiente de cloud, podendo assim serem trabalhados simultaneamente por vários colaboradores;
  • Com o Skype, Teams, e kaizala, tem a possibilidade de comunicação através de vídeo, chamada e chat. A mesma poderá ser entre apenas 2 colaboradores ou então dentro de uma equipa especifica que pode determinar;
  • Com o Planner e o ToDo, poderá criar novos planos, organizar e atribuir tarefas dentro de equipas de trabalho, sabendo assim qual é o ponto de situação;
  • Com o Teams, pode realizar reuniões de equipa e, sendo que nem sempre tem todos os seus colaboradores presentes, tem a possibilidade de poder realizar a mesma online, podendo partilhar o seu ecrã. Terá a possibilidade de deixar a reunião gravada e em seguida guardar a mesma na plataforma da equipa ou ser enviada por email para todos os presentes;
  • Também o Teams traz a possibilidade de guardar todos os documentos chave e knowledge base por equipa, qualquer membro terá acesso rápido à mesma. E ao contratar um novo colaborador, basta dar-lhe acesso á informação e pedir-lhe que se coloque a par das regras e procedimentos da empresa, de modo á formação do mesmo ser mais intuitiva e rápida;
  • No seu departamento de Recursos Humanos, pode otimizar a tarefa de gestão de turnos, uma vez que através do software Sheets, o processo torna-se automático e os colaboradores acedem logo á informação, podendo ou não aprovar.

Parece que o Officce 365 tem tantas vertentes que será muito difícil aplicar na empresa e adaptar colaboradores, apesar de parecer interessante. No entanto todas estas funcionalidades, descritas acima, estão centralizadas em apenas uma aplicação, que para fácil reconhecimento chamou-se Teams (Equipas).

Toda a informação trocada é agregada na plataforma e a informação deixa de estar dispersa, como está no chat do Facebook, SMS e outros usados. Todos os interessados passam a ter acesso a essas comunicações, indexadas por assunto, e deixa de ser necessário a busca de emails antigos sobre o procedimento x.

O Officce 365, com cerca de 26 aplicações, mas sempre em crescimento, acaba por ser um mundo de possibilidades dentro de si mesmo, e ele ainda interliga outras aplicações externas, tais como CRM’s ou Power BI, que a tornam ainda mais completa e por isso mesmo fundamental.

  • De modo a estar mais próximo do seu cliente, costuma realizar questionários online?
  • Gostaria de ter reservas online?
  • Criar aplicações simples para as suas equipas?
  • Criar fluxos de trabalho?

Com o Microsoft Office 365 poderá realizar isto e muito mais.

Através desta ferramenta tenho ajudado clientes a ficarem mais digitais e a otimizarem o seu processo de trabalho, formas de trabalhar e rotina.

Sendo que por si só os resultados serão limitados, não quero “convencê-lo” apenas a adquirir as soluções, mas sim a apreender a trabalhar com as mesmas.

No fundo todo o trabalho consultivo que facultamos culmina sempre com a vontade interior de mudança, e todo empenho da empresa bem como dos seus funcionários, de chegar a bom porto.

O Officce 365 tem tantas potencialidades e é tão extenso que será alvo de muitos posts.

Ficou com dúvidas? Ficou curioso sobre uma funcionalidade especifica? Faça-nos sugestões acerca dos temas ou então agende uma reunião connosco.

Sobre Rui Rebola

A economia atual está cada vez mais globalizada e as comunicações nunca estiveram tão rápidas nem tão necessárias. Como consultor de negócios na área das comunicações ajudo empreendedores e empresas a atingiram os seus objetivos pessoais e de negócios. Irei tomar como meus os seus desafios de negócio. O meu sucesso estará interligado com o seu sucesso.

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